Belediye elektronik belge sistemine geçti

Denizli Belediyesi, kurum içi müdürlükler arası ve diğer kurum-kuruluşlarla yapılan yazışmaların bilgisayar üzerinden yapılmasını, yazışmaların standartlaşmasını, Yazışma sevk, paraf ve onay sürelerinin kısalmasını, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde dijital olarak arşivlenmesini sağlayacak TS13298 standardına uygun elektronik belge yönetim sistemine geçiyor. Kurumsal iletişimi tamamen ağ üzerinde sürdürecek olan sistem sayesinde kağıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek. Denizli, bu sistemi Türkiye`de uygulayan ilk belediyelerden biri olacak.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi` (EBYS) ile kağıdın yanı sıra, zaman ve emekten de tasarruf edilecek. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak.

Sisteme geçiş aşamasında belediye personeline Elektronik Belge Yönetim Sistemleri anlatıldı. Eğitimin ardından birimlere yönelik uygulamalı anlatım da yapıldı. Sistemin kullanılmasına ise 05 Aralık 2012 tarihi itibari başlandı.

Elektronik belge yönetimi sistemi, geleneksel iş akış modelinden oldukça farklı bir biçimde kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinde sürdürülmesine olanak sağlayacak. Yeni sistemle işlemler daha kısa sürede sonuçlandırılacak, postalama işlemleri için harcanan emek, bütçe ve çalışma süresinden tasarruf elde edilecek.

Elektronik İmza Geliyor
EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak.

Arşiv Odaları Tarih Olacak
Her kurumda olduğu gibi Denizli Belediyesi`nde de fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplıyor. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç da artıyor. Dokümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dokümanların bakımı gibi etkenler de belediyeye ek mali yük getiriyor. Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak.

Hızlı Erişim
Dokümanların geleneksel yöntemlerle saklanması, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabiliyor. Belgelere daha kısa sürede erişim imkânı verecek olan sistem sayesinde ise iş gücü performansı artacak. Uyarı sistemi aracılığıyla hata riski azalacağından, kurumsal verimlilik de üst seviyelere çıkacak.

Her Yönden Tasarruf
Denizli Belediyesi, elektronik belge yönetimi sistemi ile birçok yönden tasarruf elde edecek. Geleneksel sisteminde yüksek maliyetlere neden olan çoğaltma ve kopyalama işlemleri, EBYS ile görece daha az yapılacağından kâğıttan ve zamandan tasarruf sağlayacak. Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkan veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak, böylece değerlendirme de doğru, kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilecek.

Denizli Belediyesi’nin teknolojik gelişmeleri yakından takip ettiğini ve bu konuda büyük bir alt yapıya sahip olduklarını dile getiren Denizli Belediye Başkanı Osman Zolan, “ Teknolojiyi kullanma konusunda da Denizli Belediyesi önemli bir altyapıya sahip. Sahip olduğumuz teknolojik alt yapı sayesinde Denizli Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi uygulamasını başlattı. Denizli, bu sistemi Türkiye’de uygulayan ilk belediyelerden biri olacak. Sistemin birçok getirisi var. Tüm iç ve dış yazışmalarımızı elektronik ortamda, şeffaf belediyecilik ilkelerine uygun bir şekilde gerçekleştireceğiz. Bu sistem sayesinde ise kağıt israfının bir nebze de olsun önüne geçmiş olacağız. E-İmza projemizle ilgili altyapı çalışmamızı bitirmek üzereyiz; çok kısa sürede sistem eksiksiz şekilde işler hale gelecek. Ekstra iş yükünü ortadan kaldıran bu uygulama sayesinde kâğıt ortamından dijitale taşınan işler ile kırtasiye masrafı minimum düzeye inecek ve işlemler büyük oranda hızlanacak. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak” dedi.